Préparation du voyage

Promotion de votre voyage

1) FAIRE UNE RENCONTRE D’INFORMATION.


Affichez votre voyage dans votre école, annoncez-le dans le journal étudiant, à la radio étudiante et si possible faites-le annoncer dans les classes par la direction.

Vous devez annoncer :

  • Votre plan de voyage (destination, date, niveau visé, etc.)
  • Prévoyez une soirée d’information. Vous pouvez annoncer votre soirée en distribuant des dépliants ou en mettant des affiches dans votre école. Invitez les étudiants et les parents.

Lors de votre première soirée d’information :

  • Faites circuler une feuille ou chacun pourra mettre son nom, adresse et numéro de téléphone.
  • Présentez-vous tout en mentionnant quelle matière vous enseignez, depuis combien d’années vous enseignez, quels sont vos diplômes (si vous êtes un nouvel enseignant).
  • Si vous le désirez, un représentant de VTE pourra assister à cette réunion et répondre aux questions.
  • Créez une dynamique qui impliquera le plus d’étudiants possible (remise de documents à la porte par des étudiants, conception de l’invitation par des étudiants, ouverture de la soirée par le représentant des étudiants)
  • Expliquez vos motivations, pourquoi vous souhaitez voyager avec un groupe d’étudiants. C’est un bon moment pour discuter des objectifs pédagogiques.
  • Discutez de l’itinéraire et des points forts du voyage. Utiliser une carte géographique (si votre voyage comporte plusieurs villes). Expliquez que ce voyage est conçu pour plaire aux étudiants.
  • Prévoyez à l’ordre du jour une période de questions (voir la section « Foire Aux Questions »­).
  • Expliquez la procédure d’inscription et lisez les conditions générales pour une meilleure compréhension (mentionnez-leur bien les conditions d’annulation). Expliquez que les places seront remplies selon la formule que vous aurez choisie (premier arrivé premier servi, tirage au sort, meilleures notes, etc.)
  • Expliquez ce qui est couvert et ce qui n’est pas couvert dans les assurances proposées.
  • Vous pouvez faire remplir des inscriptions et prendre le paiement du dépôt à la fin de la soirée d’information. Si des parents demandent quelques jours de réflexion, vous pouvez noter leurs noms et leurs numéros de téléphone afin de faire un suivi.
  • Concluez la réunion et invitez ceux qui ont des questions à rester.

 

2) DEMANDEZ L’AIDE DE VOS ÉTUDIANTS…

Impliquez des étudiants ayant du leadership; ils seront enthousiastes et pourront motiver d’autres étudiants à venir s’inscrire. Ils peuvent afficher ou distribuer vos dépliants. Impliquez-les aussi dans vos soirées d’information.

3) …ET DE VOS COLLÈGUES.

Parlez-en aux autres professeurs. Les stagiaires ainsi que les parents peuvent aussi être de bons choix. Ces « aides » pourront se partager certaines responsabilités : levée de fonds, comptabilité, responsabilité d’un sous-groupe pendant le voyage, etc.

Choisir une destination

Nous vous invitons à parcourir notre section Destinations.

Les itinéraires proposés peuvent être modifiés afin de répondre le mieux à vos besoins : contactez-nous!

Le temps de l’inscription

Lorsque des élèves veulent s’inscrire, nous vous recommandons fortement de faire remplir par leurs parents un formulaire d’inscription (Allez dans la section « Téléchargement » pour imprimer un exemple de document que vous pourriez utiliser) afin de transmettre correctement toutes les informations :assurances, frais d’annulation, etc.
Quand vos étudiants seront officiellement inscrits, leur enthousiasme sera contagieux et ils le communiqueront aux autres.

Si vous avez de la difficulté à trouver le nombre de participants requis, nous vous recommandons d’en parler à votre conseiller en voyage ; peut-être y a-t-il une école dans votre région avec qui nous pourrions vous jumeler?

Autofinancement

Pour le financement de votre voyage, Voyages Tour Étudiant vous suggère d’utiliser les services de HUMEUR groupe conseil. En plus de vous donner une tonne d’idées originales et de ressources pour financer votre voyage, ils vous feront profiter de plusieurs avantages. Parlez-en à votre coordonnatrice.

Comment susciter l’intérêt de vos étudiants?

AVANT LE VOYAGE

Travaux pédagogiques :

Vos étudiants veulent vivre leur expérience dans la bonne humeur, ce qui n’exclut pas la possibilité d’apprendre des choses importantes.

Afin de préparer vos étudiants à leur voyage, vous pouvez utiliser certains outils qui seront mis à votre disposition.

  • Les appareils vidéos dans les autobus pourraient être utilisés pour montrer des exposés oraux que vos élèves auront faits sur des thèmes comme « Pourquoi aller à NY? » ou « Pourquoi j’aime NY? ». Les étudiants adoreront se voir à l’écran.
  • Utilisez le site Internet de VTE pour demander à vos étudiants de faire des recherches sur la destination. Chaque destination a un lien avec la plupart des visites que vous avez incluses dans votre horaire.
  • Si le but de votre voyage est linguistique, préparez vos étudiants avec des phrases clés qu’ils pourront utiliser tout au long du voyage.
  • Apportez en classe un quotidien de la ville que vous visiterez.
  • Familiarisez vos étudiants avec le système de transport en commun de la ville que vous visiterez à l’adresse www.subwaynavigator.com/.

 

PENDANT LE VOYAGE

Voici quelques suggestions pour animer votre groupe :

  • Des films ont été tournés dans la plupart des villes où nous envoyons des groupes. C’est toujours agréable de regarder ces films avant, pendant et après le voyage.
  • Demandez à vos étudiants de tenir quotidiennement un journal de voyage. Il pourra servir à leur retour.
  • Demandez à vos étudiants d’interroger les habitants de la ville afin que chacun de vos participants entre en contact avec quelqu’un « de la place ». Ils s’en souviendront toute leur vie. Exemple : demandez aux étudiants lorsqu’ils entrent dans un « dépanneur » de s’informer où est tel ou tel édifice ou qui est le fondateur de la ville, de demander à un policier comment se rendre à tel ou tel endroit, etc.
  • Un rallye est toujours un bon outil pour approfondir vos connaissances sur une ville.
  • Ayez un cri de ralliement. Le nom de votre école peut être un bon choix.

 

A VOTRE RETOUR

  • Faites une exposition de photos.
  • Exigez une rédaction ayant comme thème « racontez-moi votre voyage », vos étudiants pourront travailler à partir de leur journal de voyage.
  • Faites une soirée de retrouvailles où les gens s’échangeront des photos.
  • Créez un site Internet fait par les étudiants où les photos du voyage seront disponibles. Ce site pourra servir à la promotion du prochain voyage.

Soirée d’information avant le départ

Une semaine avant le départ nous vous recommandons de faire une soirée d’information. Voici un exemple de lettre type.

Si vous le désirez, un représentant de VTE pourra assister à cette réunion et répondre aux questions.

Vous trouverez à la section FAQ des exemples de questions qui vous seront posées. Vous pouvez impliquer des étudiants en leur demandant de préparer une animation : théâtre, chanson, diaporama, etc.

Créez une dynamique qui impliquera le plus d’étudiants possible (remise de documents à la porte par des étudiants, conception de l’invitation par des étudiants, ouverture de la soirée par le représentant des étudiants, etc.).

Impliquez aussi la direction de l’école : demandez au directeur ou à la directrice de dire un mot à l’ouverture de la réunion.

Suggestions d’ordre du jour de votre soirée

Ouverture
Mot du directeur ou de la directrice de l’école
Pièce de théatre
Témoignage d’un étudiant qui a fait le voyage l’année passée

Le contenu du forfait (si possible, travailler avec une carte de la ville)
Le type d’autobus
L’hôtel et sa localisation
Avec ou sans piscine
Repas (allocation)
Les activités
Suggestion d’ordre du jour
Règlements pendant le voyage

Assurance : Ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas

Quoi apporter?
Argent de poche
Habillement
Collation pour l’autobus

Période de questions.

Liste des choses à apporter pour les élèves

Voici quelques recommandations.

Choisissez celles qui peuvent s’appliquer à votre voyage.

  • Prévoyez que les sacs à dos seront fouillés aux entrées de certains endroits (Tour du CN, Parlement, etc.). Veuillez prévoir un temps supplémentaire pour votre admission.
  • Gardez en tête que la norme, dans un avion, est de deux bagages de 23kg chacun (peut être différent selon la compagnie aérienne) et d’un bagage à main que vous pouvez apporter dans l’avion. Si vous dépassez ce poids, vous serez obligé de payer pour la surcharge.
  • Pour un long voyage (5 jours et plus ), la valise est souvent plus lourde que ce que l’on peut transporter. Prévoyez donc une valise que vous pourrez aisément soulever.
  • Rouler les vêtements, ils seront moins fripés.
  • Si vous portez des lunettes, apportez-en une paire de rechange.
  • Si vous avez une prescription pour des médicaments, donnez-en une copie au responsable du groupe.
  • Si vous apportez des médicaments, conservez l’étiquette afin que le douanier puisse vérifier ce que contient votre boîte de pilules.

N’oubliez pas de consulter également notre aide mémoire pour ne rien oublier dans vos bagages!

Principes de base durant le voyage – Suggestions

Voyager en groupe demande préparation et encadrement. Il est important de bien faire comprendre à vos étudiants que les intérêts du groupe vont passer en priorité.

Voici des suggestions. Utilisez celles que vous trouvez pertinentes.

Chaque participant doit avoir une patience d’ange quand il voyage avec un groupe.

  • Vous ne mangerez pas toujours quand vous voudrez, arrêterez où vous voudrez ou ferez exactement ce que vous voulez quand vous le voulez. Vous devrez faire des compromis.

L’utilisation des toilettes.

  • Il faut utiliser les toilettes quand vous en aurez l’occasion ou quand le bus fera des arrêts. Il faut comprendre que l’autobus ne s’arrêtera pas chaque fois que quelqu’un le veut.
  • En Europe, vous serez parfois confrontés à des toilettes turques et, aux États-Unis, vous aurez parfois à donner un pourboire à quelqu’un pour utiliser le savon et les serviettes.

Le manque flagrant de bonne volonté, l’égoïsme, les taquineries et l’ostracisme ne seront pas tolérés.

  • Nous ne nous attendons pas à ce que tout le monde soit votre meilleur ami, mais vous devez avoir une relation respectueuse avec tous.

Soyez à l’heure.

  • En étant en retard, vous ne respectez pas les autres membres du groupe.

Note : Vous pouvez exiger que chacun possède une montre.

Un truc pour que tout le monde arrive à l’heure, c’est d’imposer une punition; par exemple, si un étudiant est en retard, il devra demeurer avec le responsable du voyage durant le reste de la journée. Vous allez voir, ce truc fonctionne à merveille.

Ne vous comportez pas comme un groupe d’étrangers, spécialement si votre voyage est à l’extérieur du pays. Cette remarque n’est pas seulement importante pour le respect envers autrui mais aussi pour votre sécurité.

  • Ne cherchez pas à apporter toute l’attention sur votre groupe.
  • Parlez tranquillement et modérément. Évitez de rire à gorge déployée.
  • Restez toujours poli et courtois avec les gens que vous rencontrez. Ne parlez pas d’eux dans votre langue; parfois, ils peuvent très bien comprendre.
  • Utilisez si possible la langue du pays; les gens apprécient toujours cet effort.
  • Ne cherchez pas à recevoir le même service que vous avez dans votre pays; vous êtes un visiteur, vous voyagez pour voir d’autres façons de faire.

Exemple de règlements pendant le voyage

Voici des exemples de réglements pendant le voyage, qui peuvent vous aider à établir vos propres règles.

  • Si vous avez des nuitées incluses dans votre forfait nous recommandons d’imposer un couvre-feu, d’ailleurs, les hôtels ont un couvre feu et si vous ne le respectez pas, vous serez avisé par la sécurité.
  • Tous les participants (âgés de moins de 21 ans) doivent rester en compagnie de leurs accompagnateurs en tout temps. Voyages Tour Étudiant n’assumera aucune responsabilité pour les étudiants qui ne sont pas en compagnie du groupe pendant le voyage.

Note : Une permission écrite peut être fournie pour permettre à un étudiant de quitter le groupe et de visiter des personnes de sa parenté pendant son séjour.

  • Les participants doivent respecter les chambres qui leur sont assignées. Les changements de chambres doivent être au préalable autorisés par la personne responsable du voyage et il faut en aviser l’hôtel.
  • Les visites entre chambres sont interdites. Les corridors d’hôtel seront régulièrement inspectés (si vous décidez de le faire vous-même ou si vous avez engagé un gardien de nuit).
  • Les gens qui ne font pas partie du groupe ne seront pas tolérés dans les chambres d’hôtel.
  • Les boissons alcoolisées, les drogues et les armes sont interdites. Tout manque à ce règlement amènera automatiquement l’expulsion du participant et son renvoi chez ses parents, à ses frais.
  • Les « party » sont interdits sous toute forme que ce soit.
  • Les dépenses personnelles, cadeaux, breuvages et les repas que les participants prennent d’eux-même doivent être payés sur place par les participants.
  • Une inconduite peut résulter en une action disciplinaire incluant la possibilité d’être retourné chez ses parents à ses frais.
  • Tout dommage au lieu d’hébergement, dans l’autobus, dans l’avion, dans les restaurants, dans les musées ou attractions touristiques causé par un participant pourra mener à son éviction. Il sera retourné chez ses parents à ses frais. Tout dommage devra être payé par le participant ou ses parents.
  • Les baladeurs sont acceptés mais devront être gardés à un volume bas pour ne pas déranger les autres membres du groupe.
  • Le participant devra être habillé convenablement et ne devra pas porter de bijoux de valeur.

Conseils de sécurité pendant le voyage

Voici quelques conseils de sécurité que vous pouvez donner à vos étudiants.
Bien entendu, ces conseils ne s’appliquent pas à tous les voyages, choisissez ceux que vous jugez pouvoir vous être utiles.

Dites toujours à quelqu’un où vous allez et quand vous pensez revenir. Ne quittez jamais le groupe. Si des étudiants veulent quitter le groupe, ils doivent amener avec eux le numéro d’urgence.

Gardez votre passeport avec vous en tout temps, de préférence dans une ceinture autour de votre taille et cachez-là sous vos vêtements. Ne jamais prêter votre passeport à qui que ce soit. Ne pas écrire dans votre passeport. Ne pas enlevez de pages de votre passeport. Signez votre passeport aussitôt que vous le recevez.

Dans vos poches de pantalon, ne traînez pas votre passeport, votre porte-monnaie ou toute autre chose qui a de la valeur (carte de crédit). Mettre toutes ces choses dans une ceinture cachée.

Si vous avez une sacoche
, mettez-la du côté opposé à la rue ou encore mieux, mettez la en diagonale autour de votre cou. Soyez certaine que votre sacoche a une fermeture éclair et de préférence avec une fermeture à bouton poussoir par-dessus.

Mélangez-vous avec les habitants le plus possible. Observez leurs comportements sur la rue et imitez-les. Si les gens locaux ne regardent pas les gens dans les yeux et ne disent pas bonjour aux autres, faites de même. Si les habitants locaux ne rient pas fort et ne parlent pas fort, vous devriez faire de même. Faites comme eux. Voilà le mot d’ordre.

Soyez toujours vigilants et observez votre environnement. Suivez votre instinct ; si votre promenade vous amène dans un endroit ou vous vous ne sentez pas en sécurité, changez votre itinéraire. Si la personne assise à côté de vous dans l’autobus ou dans le métro vous importune, changez de siège ou débarquez et prenez le prochain métro.

Laissez tous vos bijoux dispendieux ou vos bijoux qui ont une grande valeur sentimentale chez vous. Étant donné que vous vous déplacerez régulièrement, il est très facile d’oublier ou de perdre des bijoux.

Pour vous déplacer en ville, vous pouvez diviser votre groupe en plusieurs petits groupes tous jumelés à un accompagnateur.

Donnez un nombre à chaque étudiant de sorte que lorsque vous vous rassemblez, vous n’aurez qu’à demander un décompte pour savoir si tout le monde est présent.

Faites une photocopie du passeport de chaque étudiant et gardez-en une copie et donnez-en une aux parents.

Les vaccins?

Avant de partir en voyage, il est important de connaître les précautions à prendre et les vaccins que vous et vos élèves devrez recevoir.

Information sur les vaccins

Information sur les assurances

Lorsque l’on voyage, il est important d’avoir une
bonne assurance voyage.

Pour vous garantir la meilleure protection, nous vous proposons l’assurance voyage Croix Bleue.

L’assurance voyage Croix Bleue est la plus reconnue au monde !

Plus de détails sur les assurances soins médicaux d’urgence et annulation.

Quel formulaire utiliser pour les assurances?

Vous devez utiliser le formulaire :

D’ADHÉSION À UNE COUVERTURE D’ASSURANCE.

Papiers d’identité nécessaires

Avant de partir, vous devez vous assurer de vérifier quels sont les documents exigés par les autorités gouvernementales compétentes.

Les citoyens canadiens doivent se munir d’un passeport canadien valide (adultes) ou d’une preuve de citoyenneté (étudiants de moins de 18 ansfaisant partie d’un voyage scolaire organisé) pour les destinations américaines.

Vous devez les obtenir à vos frais et vous assurer des les avoir avant de partir en voyage. En cas de défaut d’un voyageur, le transporteur ou les autorités compétentes pourront refuser l’accès à bord.

Pour effectuer une demande de passeport visitez le site Internet du Bureau des passeports.

Pour les voyages vers les USA :

* ATTENTION depuis le 1er juin 2009, le passeport est obligatoire pour entrer aux États-Unis (adultes) – Voir la section FAQ de notre site Internet.